Günümüzde en değerli kavram zamandır. Bu nedenle işini ve günlük aktivitelerini zamana nasıl yerleştireceğin son derece önemli. İşini ya da çalışmalarını yönetmekte zorlanıyorsan, en etkili ve denenmiş zaman yönetimi tekniklerini kullanabilirsin.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi en basit anlatımı ile zamanını farklı aktiviteler arasında nasıl böleceğini organize etme sürecidir. Zaman yönetimi tekniklerini doğru olarak uyguladığın takdirde daha kısa sürede daha üretken olabilirsin. Önemli olan daha fazla değil, daha akıllıca çalışabilmektir. Bu da ancak etkili zaman yönetme teknikleri uygulanması ile mümkün olabilir.
İş-yaşam dengesine ulaşmak için etkili zaman yönetimi tekniklerini kullanmak çok önemlidir. Bu alanda pek çok teknikten söz edilse de etkili olduğu denenmiş ve kanıtlanmış başlıca zaman yönetim teknikleri hakkında bilgi edinmek için tekniklere göz atabilirsin.
Etkili Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimi Tekniği
Etkili zaman yönetimi teknikleri arasında önde gelenlerden bir tanesi Eisenhower matrisi olarak bilinir. Eisenhower 2. Dünya savaşı sırasında Amerikan Ordusunda Müttefik Kuvvetler Komutanlığını yürüttü. Bu görevi sırasında acil önem matrisi olarak da tanımlanan Eisenhower matrisi yöntemini keşfetti.
Bu sistemde etkin bir zaman yönetimi için öncelikle görev listeni önemli / önemsiz ve acil ya da acil olmayan işler şeklinde 4 ayrı gruba ayırmalısın. Acil görevler hemen yapılması gerektiğini düşündüğün işlerdir. Önemli görevler ise uzun zaman içindeki hedefe doğru yol almanı kolaylaştıracak işlerdir. Yalnızca ilk iki grupta yer alan görevler üzerinde yoğunlaşmalısın. Diğer görevleri ise ortadan kaldırmalı ya da uygun kişiye devretmelisin.
- Birinci grupta yer alan görevler önemli ve acil yapılması gereken işlerdir. Örneğin, son teslim tarihi yaklaşmış bir işini ya da online alışveriş sitende oluşan bir müşteri şikayetinin acil önceliği vardır ve bu tür olayları hemen çözmen gerekir.
- İkinci gruptaki işler önemli fakat acil değildir. Yine de gelecek planlarında fark yaratacak ve kendi isteklerinin yer aldığı alan burasıdır. Örneğin, ailenle zaman geçirmek, kitap okumak ya da yeni bir iş fırsatı aramak gibi.
- Üçüncü gruptaki işler acil fakat önemli değildir. Genellikle bu tür işler başkasının senden yapmanı istediği, senin belirlemediğin ve gelecek planlarına hizmet etmeyen işlerdir. Örneğin, cevaplaman gereken bir e-posta, katılman gereken bir iş toplantısı ya da o an çalan ve cevaplaman gereken bir telefon bu tür işlerdir. Dilersen bu tür işleri öncelik sırasına göre planlayarak tamamlayabilir veya başka birine devredebilirsin.
- Dördüncü gruptaki işler acil olmadığı gibi önemli de değildir. Bu işler için boş vakitlerini değerlendirebilirsin. Kişisel telefon konuşmaları, planlanmış bir arkadaş toplantısı veya günlük rutin işler gibi çok fazla zaman gerektirmeyenler, dördüncü grupta yer alan işler arasında sayılabilir.
Bu metoda göre birinci gruptaki işler hemen yapılmalı, ikinci gruptaki işler için zaman ayrılmalı, üçüncü gruptaki işler devredilmeli, dördüncü gruptaki işler ise iptal edilmelidir. Eisenhower matrisi zaman yönetimi özellikle liderler ve eleştirel düşünenler için önerilir.
Etkili Kişisel Kanban Zaman Yönetimi Tekniği
Bu yöntem Japonların zaman yönetimi tekniği olarak da tanımlanır. Japoncada Kanban sözcüğü ‘’tabela’’ ya da ‘’reklam panosu’’ demektir.
İşi Görselleştir
Kanban zaman yönetimi tekniğini uygulamak için öncelikle boş bir poster, beyaz bir tahta ya da not defteri kullan. Bu boş alanı ‘’yapılacak’’,’’ yapılıyor’’ ve ‘’yapıldı’’ olarak adlandırdığın üç sütuna ayır.
Daha sonra yapılması gereken görevleri birer birer ‘’yapılacak’’ sütununa yerleştir. Yapılacak sütunundaki görevlerin öncelik sırasını belirlemek için onları farklı renklerle yaz. Çok acil olan görevler için kırmızı, daha ortalama aciliyeti olan işler için ise sarı renk kullan. Projede en az öneme ve aciliyete sahip görevler ise yeşil renkte yaz.
Devam Eden Çalışmayı Sınırla
Japonların zaman yönetimi tekniğinin bu aşaması sayesinde işi tamamlayarak seçimlerinin önemini anlarsın. İşe başladığında bunu ‘’yapılıyor’’ sütununa taşı. ‘’Yapılıyor’’ sütununda en fazla 3 görev olmasına dikkat et. Çalışmayı sınırlandırma aşamasında, üzerinde çalıştığın işleri bitinceye kadar sınırlandırmalısın. Bu sayede işleri başlatmaktan çok bitirmeye odaklanırsın. En son aşamada görev tamamlanınca onu ‘’Yapıldı’’ sütununa taşı ve yeni bir işe başla.
Zaman son derece önemli olduğuna göre zamanla kendine de yatırım yapmak için Bireysel Emeklilik Sistemi (BES) bünyesine de kaydolabilirsin. 18 yaş altı çocuklarının da zamanlarını değerli hale getirebilir, ileri vadede onların da finansal özgürlüklerini teminat altına alabilirsin. Eğer BES sistemi için detaylı bilgi almak ve bu plânını da “Yapıldı” sütununa taşımak istersen, Allianz Sigorta bir telefon kadar uzağında!